توانایی بخش های معاونت پروژه ها
 

پروژه‌ها به دلیل ماهیت متنوع و غیر تکراریشان نیاز به مدیریتی متفاوت دارند. لذا روش‌ها و سیستم‌هایی که برای برنامه‌ریزی و کنترل فعالیت‌های عادی سازمانها در نظر گرفته می‌شوند در پروژه‌ها غالباً کارایی لازم را ندارند. در اکثر موارد مشاهده می‌شود که زمان و قیمت تمام شده بسیاری از پروژه‌ها بسیار بیشتر از برآوردهای اولیه است. هر چند عدم تخصیص بودجه کافی و بموقع، علت اصلی تاخیر زمانی و افزایش قیمت تمام شده پروژه‌ها قلمداد می‌گردد ولی نباید نقش عملکرد نامناسب و عدم استفاده از ابزارهای علمی در زمینه مدیریت و برنامه‌ریزی پروژه را از نظر دور داشت. مهمترین آثار و نشانه‌های مدیریت ناکارآمد پروژه را در موارد ذیل می‌توان خلاصه نمود:
  • افزایش هزینه‌های جاری واقعی از بودجه پیش‌بینی شده پروژه

  • تاخیر از برنامه‌های زمانی تعهد شده که منجر به پرداخت جرائم ناشی از دیرکرد می‌گردد.

  • دوباره کاری‌ها و استفاده نادرست از منابع در دسترس (اعم از نیروی انسانی، ماشین‌آلات و تجهیزات و ...)

وجود اطلاعات صحیح، کامل و به موقع ابزار بسیار مناسبی در اختیار مدیریت پروژه می‌باشد تا با تصمیم‌گیری بموقع جلوی انحرافات پروژه را بگیرد. کسب این اطلاعات احتیاج به سیستمی علمی، جامع و کاربردی دارد. لذا هدف اصلی سیستم مدیریت پروژه بر مبنای استاندارد PMBOK دستیابی به هدف‌های از پیش تعیین شده از راه بهینه نمودن زمان، هزینه و کیفیت اجرا است. محدوده‌های اصلی و فرآیندهای عمده دانش مدیریت پروژه بر مبنای استاندارد PMBOK در 9 محور عمده خلاصه می‌گردد:
مدیریت یکپارچگی پروژه(Project Integration Management)
در این بخش مجموعه‌ای از اقدامات لازم برای کسب اطمینان از هماهنگی کافی بین ارکان اجرایی پروژه با هدف انطباق هرچه بیشتر نیازها با انتظارات انجام می‌گیرد. در این بخش سه فرآیند عمده انجام می‌گیرد:
  • تهیه برنامه اجرایی پروژه (Execution Plan ):

  • راهنمای جامع در اجرای پروژه و کنترل امور اجرایی که شامل موارد ذیل می‌گردد:
    • ساختار سازمانی پروژه

    • شرح و ظایف و اختیارات ارکان پروژه

    • ساختار شکست فعالیت‌ها (WBS)

    • وزن فعالیت‌ها

    • برنامه زمانبندی پیش بینی اولیه

    • لیستی از ماشین آلات، تجهیزات، نیروی انسانی و مواد و مصالح مورد نیاز در هر فاز از پروژه

    • برنامه تدارکات پروژه

    • کلیات بودجه بندی پروژه

    • لیستی از پیمانکاران ارزیابی شده و مورد تایید

    • روشهای اجرایی و دستورالعملهای کاری مرتبط با هر پروژه

    • جمع بندی و برآورد هزینه های پروژه (بصورت اولیه)

    • تعریف سیستم کنترل پروژه (فرم‌های کنترلی، ساختار گزارشات کارگاهی و گزارشات ارسالی به کارفرما، پریود جلسات کنترل پروژه)

    • و ..........

  • اجرای برنامه اجرایی پروژه

  • اجرای برنامه پروژه، فرآیند اصلی تحقق برنامه پروژه است. وجه غالب بودجه پروژه در اجرای این بند هزینه می‌شود.
  • کنترل کلی و جامع تغییرات

  • در این بخش بر اساس گزارشات عملکرد و نظارت‌های مستمر در روند اجرای پروژه‌، با استفاده از سیستم کنترل تغییرات، برنامه‌های به هنگام پروژه تهیه شده و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه لازم انجام می‌گیرد و این تغییرات جهت استفاده در مراحل بعدی مستند می‌گردد.
مدیریت محدوده پروژه(Project Scope Management )
مجموعه اقدامات لازم جهت اطمینان از توجه به فعالیت‌های پروژه بصورت جامع و مانع می‌باشد بطوریکه با تحقق آنها هدف پروژه با موفقیت کامل قابل حصول باشد. عمده فعالیت‌های این بخش بصورت ذیل می‌باشد:
  • تعیین مبانی آغاز کار

  • تعیین محدودیت‌های کاری و محیطی

  • تعریف محدوده پروژه (اعم از زیر پروژه ها و پروژه‌های موازی)

  • ممیزی دوره ای محدوده پروژه

  • کنترل تغییرات محدوده پروژه

  • انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه (در صورت بروز تغییرات در محدوده پروژه)

  • مستندسازی تغییرات صورت گرفته

مدیریت زمان پروژه(Project Time Management)
مجموعه فرآیندهای لازم جهت اطمینان از تکمیل پروژه در مدت زمان مصوب می‌باشد. عمده فعالیت‌های این بخش شامل موارد ذیل می‌گردد:
  • تعریف فعالیت‌ها

  • تعیین توالی فعالیت‌ها (بر اساس وابستگی فعالیت‌ها و محدودیت‌های کاری و محیطی)

  • برآورد مدت زمان فعالیت‌ها

  • تهیه برنامه زمانبندی پروژه (gant chart)

  • کنترل زمانبندی پروژه (بر اساس سیستم کنترل پروژه تعریف شده و در پریودهای تعیین شده)

  • ارائه گزارشات پیشرفت فیزیکی و مالی پروژه (به مدیر پروژه و کارفرما)

  • بررسی و ریشه‌یابی دلایل انحرافات زمانی پروژه (در صورت بروز انحراف در اجرای پروژه)

  • انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه (در صورت بروز انحراف در اجرای پروژه)

  • مستندسازی تغییرات صورت گرفته

مدیریت هزینه پروژه(Project Cost Management)
مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تکمیل پروژه مطابق بودجه در نظر گرفته شده می‌باشد. عمده فعالیت‌های این بخش شامل موارد ذیل می‌گردد:
  • تعیین منابع کاری مورد نیاز جهت هر یک از فعالیت‌ها (اعم از نیروی انسانی، تجهیزات، ماشین‌آلات و ...)

  • تخمین هزینه منابع مصرفی برای تکمیل فعالیت‌ها

  • برنامه‌ریزی بودجه پروژه (بودجه‌بندی)

  • کنترل هزینه‌های صرف شده در پروژه

  • بررسی و ریشه‌یابی دلایل انحرافات مالی پروژه (در صورت بروز انحراف در اجرای پروژه)

  • انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه (در صورت بروز انحراف در اجرای پروژه)

  • مستندسازی تغییرات صورت گرفته

مدیریت کیفیت پروژه(Project Quality Management)
مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از انجام رضایت بخش و مورد قبول تعهدات پروژه می‌باشد که طی یک سیستم یکپارچه کیفیت و در قالب برنامه‌ریزی کیفیت، تضمین کیفیت، کنترل کیفیت و بهبود کیفیت به انجام می‌رسد. برنامه‌ریزی کیفیت: تعیین استانداردهای مناسب کیفیت پروژه و روش تحقق رضایت بخش آنها. تضمین کیفیت: ارزیابی عملکرد پروژه مطابق قواعد مشخص به نحویکه موجب اطمینان مجریان پروژه به اجرای کار مطابق استاندارد کیفیت و با رضایت کامل گردد. کنترل کیفیت: بررسی مشخص هر یک از نتایج پروژه و تعیین میزان انطباق آنها با استاندارد کیفیت مصوب و همچنین تعیین راهکارهای رفع علل عملکردهای غیر منطبق با استاندارد کیفیت مصوب می‌باشد. در این بخش تیم مشاور با لحاظ نمودن مبانی چرخه دمینگ (برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و اصلاح) (PDCA) و با لحاظ نمودن مبانی استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001:2000 اقدام به طرح‌ریزی سیستم مدیریت کیفیت پروژه می‌نمایند که در نهایت منجر به بهبود کیفیت عملکرد سیستم مدیریت پروژه می‌گردد.
مدیریت منابع انسانی پروژه(Project Human Resource Management)
مجموعه فرآیندهای لازم برای استفاده موثر از نیروهای انسانی درگیر در اجرای پروژه می‌باشد. عمده فعالیت‌های این بخش شامل موارد ذیل می‌گردد:
  • تعیین ساختار سازمانی پروژه

  • تعیین وظایف و اختیارات هر یک از ارکان پروژه

  • تعیین ارتباطات سازمانی

  • جذب و یا آموزش نیروی انسانی مورد نیاز پروژه (در صورت نیاز)

  • تعیین مبانی ارزیابی عملکرد نیروی انسانی

  • ارزیابی و کنترل عملکرد نیروی انسانی

  • تعیین سیستم‌های تشویقی جهت پرسنل دارای عملکرد مناسب

مدیریت ارتباطات پروژه(Project Communication Management)
مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت اطمینان از تولید، جمع آوری، دسته‌بندی، ذخیره و توزیع اطلاعات پروژه در زمان مقرر و بطور مناسب می‌باشد. عمده فعالیت‌های این بخش شامل موارد ذیل می‌گردد:
  • تعیین محدودیت‌ها، فرضیات و تکنولوژی ارتباطی مورد نیاز

  • برنامه‌ریزی ارتباطات (چه کسانی، به چه اطلاعاتی، در چه زمانی و چگونه دسترسی داشته باشند)

  • تعریف و بسط سیستم ارتباطات

  • کنترل و ارزیابی نحوه گردش اطلاعات در پروژه

  • انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه (در صورت بروز انحراف در سیستم گردش اطلاعات و ارتباطات پروژه)

  • مستندسازی تغییرات انجام شده

مدیریت ریسک پروژه(Project Risk Management)
مجموعه فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی، تجزیه و تحلیل و واکنش در مقابل ریسک پروژه به منظور بیشینه نمودن نتایج وقایع مثبت و کمینه نمودن پیامدهای وقایع ناگوار است.
  • شناسایی و تعیین ریسک‌های ممکن در پروژه

  • تعیین منابع و علائم ریسک

  • تجزیه و تحلیل ریسک (از طریق آنالیز هزینه و بررسی تاثیر پیامدهای هر یک از عوامل ریسک در مراحل مختلف پروژه)

  • تعیین راهکارهای واکنش به ریسک (کاهش تهدیدها، توافقات قراردادی، بیمه و .... )

  • کنترل نحوه واکنش به رویدادهای مخاطره آمیز تحقق یافته

  • اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

مدیریت تدارکات پروژه (Project Procurement Management )
مجموعه فرآیندهای مورد نیاز جهت تامین کالا و خدمات مورد نیاز با بهترین کیفیت و مناسب‌ترین قیمت. عمده فعالیت‌های این بخش شامل موارد ذیل می‌گردد:
  • تعیین برنامه تدارکات پروژه

  • تعیین کالاها و خدمات مورد نیاز

  • تعیین لیست پیمانکاران مورد نظر برای تامین نیازها

  • ارزیابی و رتبه بندی پیمانکاران تعیین شده

  • کنترل نحوه ارتباط با پیمانکاران (کنترل کمی و کیفی)

  • انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه (در صورت بروز انحراف در عملکرد تامین‌کنندگان)

  • مستند سازی سیستم ارزیابی پیمانکاران

شرکت مهندسی و تکنولوژی تاراطرح با توجه به نظر کارفرمایان قادر به انجام کلیه خدمات تدارک کالا یا پاره‌ای از آنها می‌باشد. تدارك كالا به علت پـيچيدگي و تنوع اجناس مورد نياز، به‏طور مشترك توسط معاونت‏هاي مهندسي و نظارت و راه‏اندازي صورت مي‏گيرد. خدمات تدارك كالا مشتمل بر موارد زير است:
  • خدمات قابل ارائه توسط بخش معاونت مهندسی

    • تهيه مشخصات فني

    • شناسايي و تعيين سازندگان و فروشندگان

    • درخواست پـيشنهاد قيمت از سازندگان و فروشندگان

    • دريافت پـيشنهادات از سازندگان و فروشندگان

    • ارزيابي و تصويب نقشه‏ها و مدارك سازنده

    • برگزاري جلسات با سازندگان و فروشندگان در جهت يكسان‏سازي محتواي پـيشنهادات

    • ارزيابي فني و مالي پـيشنهادات دريافت شده

    • صدور سفارشات خريد

  • خدمات قابل ارائـه توسط بخش معاونت نظارت و راه‏اندازي

    • بازرسي سفارشات در كارخانه سازنده

    • پـيگيري سفارشات و تسريع در ساخت

    • ترخيص از گمرك

    • پـي‏گيري در مورد تجهيزات خسارت ديده

    • تهيه سيستم انبارداري تجهيزات، مواد و مصالح طی مرحله ساخت و نصب

    • تحويل تجهيزات، مواد و مصالح به پـيمانـكاران اجرايي ذيربط در محل انبارها

با توجه به اهميت شناخت جزئـيات فعاليت‏ طرح‏ها و پـروژه‏ها قبل از شروع عمليات و همچنين ضرورت پـيش‏بيني عمليات اجرايي و فعاليت‏ها و در نتيجه برآورد صحيح و دقيق از مقادير كار و منابع مالي و نيروي انساني مورد نياز ضروري است كليه اطلاعات مورد نياز مجريان و مسئـولين اجرايي طرح‏ها و پـروژه‏ها تدوين و در مقاطع زمانی مشخص، تجديدنظر شود تا همواره آخرين وضعيت پـيشرفت امور يا تنـگناهاي اجرايي به منظور سهولت در امر تصميم‏گيري در دسترس باشد. كارشناسان بخش زمانبندي و كنترل پـروژه با همكاري تنـگاتنــگ كارشناسـان معاونت‏هاي مهندسي و نظارت و راه‏اندازي قادر به تقسيم فعاليت‏ها از كل به جزء بوده و با تخصيص منابع انساني و مالي فعاليت‏ طرح‏ها را برنامه‏ريزي مي‏نمايند. تهيه و تنظيم و ارائـه گزارشات مورد نياز مسئـولين اجرايي و كارفرمايان در سطوح مختلف نيز از ساير خدمات قابل ارائـه در اين واحد مي‏باشد. اين بخش همچنين در كنترل پـيشرفت پـروژه‏هاي طراحي شركت نيز انجام وظيفه مي‏نمايد.
  • تهيه برآوردهاي اوليه و كلي مورد نياز در ابتداي پـروژه براي منظور شدن به عنوان مبناي پـرداخت‏هاي اوليه

  • همكاري با بخش مطالعات فني و اقتصادي در تهيه برآورد هزينه‏هاي سرمايه‏گذاري مورد نياز

  • تهيه برآوردهاي حجمي پـروژه‏ها بر اساس نقشه‏هاي طراحي شده و مشخصات فني تهيه شده

  • تهيه فهرست بهای كارهاي ساختماني، تأسيساتي و برقي

  • تهيه فهرست بهای كارهاي نصب بر اساس شرح كار و مشخصات فني عمومي و خصوصي تهيه شده توسط واحد مهندسي اجرا

  • رسيدگي به صورت وضعيت‏هاي موقت و قطعي پـيمانـكاران ساختماني و نصب

  • كنترل نحوه رسيدگي به صورت وضعيت‏هاي پـيمانـكاران در كارگاه با انجام نظارت‏هاي مقطعي

  • خدمات قابل ارائـه در پـروژه‏هاي داراي شركت تأمين‏كننده خارجي

    • همكاري در نظارت بر بررسي‏هاي ظاهري

    • همكاري در نظارت بر انجام آزمايشات بدون بار

    • همكاري در نظارت بر انجام آزمايشات بدون بار متوالی

    • تنظيم پـروتـكل مربوط به اتمام عمليات نصب همراه با ليست کاملی از نواقص كه در هر صورت خللي در شروع راه‏اندازي ايجاد نخواهند كرد

    • كنترل و حصول اطمينان نسبت به آزمايشات انجام گرفته در طول مدت عمليات اجرايي و نصب

    • بررسي روش‏ها و اقدامات تفصيلي راه‏اندازي و برنامه زمان‏بندي بخش‏هاي مختلف پـروژه

    • همكاري با كارشناسان پـيمانـكار خارجي در نظارت بر راه‏اندازي سرد و راه‏اندازي گرم تجهیزات

    • تأييد آمادگي كل يا بخشي از كارخانه جهت شروع تست عملكرد پـس از اعلام پـيمانـكار خارجي

    • ثبت و تجزيه و تحليل نتايج تست عملكرد و كنترل موارد ضمانت شده

    • صدور تأييديه آزمایشات عملکرد

    • تهيه ليست نواقص در مرحله تحويل موقت

    • نظارت و کنترل بر عمليات بهره‏برداري در دوران تضمين و صدور گواهي پـايان دوره تضمين

  • خدمات قابل ارائـه در پـروژه‏هاي طراحي شده توسط شركت تاراطرح

    • تهيه دستورالعمل آزمايشات

    • كنترل و حصول اطمينان نسبت به آمادگي دستـگاه‏ها

    • كنترل و حصول اطمينان نسبت به آزمايشات انجام گرفته در طول مدت عمليات اجرايي و نصب

    • كنترل تجهيزات ايمني و حصول اطمينان نسبت به كارآيي آنها قبل از راه‏اندازي

    • نظارت بر بررسي‏هاي ظاهري

    • نظارت بر انجام آزمايشات بدون بار

    • نظارت بر انجام آزمايشات بدون بار متوالی

    • تنظيم پـروتـكل مربوط به اتمام عمليات نصب

    • كنترل و حصول اطمينان نسبت به آزمايشات انجام گرفته در طول مدت عمليات اجرايي و نصب

    • نظارت بر راه‏اندازي تجهیزات

    • تأييد آمادگي كل يا بخشي از كارخانه جهت شروع تست عملكرد پـس از اعلام آمادگی سازنده تجهیزات

    • ثبت و تجزيه و تحليل نتايج تست عملكرد و كنترل موارد ضمانت شده

    • صدور تأييديه در مورد ظرفیتهای ضمانت شده درصورتیکه آزمایشات با موفقیت انجام گرفته باشند

    • تهيه ليست نواقص در مرحله تحويل موقت

    • نظارت و کنترل بر عمليات بهره‏برداري در دوران تضمين

    • ترتيب برنامه‏هاي آموزشي براي افراد كادر فني كارفرما در طول دوران آزمايش و راه‏اندازي